Wer kennt es nicht: Während man eine Präsentation erstellt, ist man ständig auf der Suche nach bestimmten Funktionen. Diese beginnt meistens über die Menüleiste und bis man die Funktion findet hat man schon wieder wertvolle Zeit verloren. Sparen Sie sich die Suche – und vor allem auch die Zeit! In unserem Blockbeitrag haben unsere Profis aus dem slidepress Team die wichtigsten und hilfreichsten Tastenkombinationen zusammengestellt. Ob Windows oder Mac, das ist egal, denn wir verraten Ihnen hier die wichtigsten Shortcuts für beide Betriebssysteme.

PowerPoint: Hilfreicher Allrounder

PowerPoint ist ein sehr nützliches Programm, das von vielen täglich genutzt wird. Sei es für interne Meetings, den Vortrag beim Chef oder eine großen Konferenz. PowerPoint ist eines von vielen Office-Programmen und hilft uns beim Erstellen von unterschiedlichen Präsentationsarten. Im Umgang damit kann man sich die Arbeit etwas erleichtern: durch das Benutzen von Tastenkombinationen. Sobald man den Dreh raus hat, spart man nicht nur Zeit, sondern kann gezielt bei vielen Funktionen die Menüleiste ignorieren. Die Arbeit wird dadurch schneller und effizienter.

Textformatierung

Halten Sie folgende Tasten gleichzeitig gedrückt um einen Text unterstreichen zu können: [Strg], [Shift] und [U]. Es ist auch möglich zuerst [Strg] und [Shift] mit einer Hand zu drücken. Sie müssen darauf achten, dass Sie die beiden Tasten gedrückt halten und anschließend zusätzlich die Taste [U] drücken müssen.

Weitere Standardformatierungen finden Sie hier:

• [Strg], [Shift] und [F]: fett
• [Strg], [Shift] und [K]: kursiv

Sie haben zwei Möglichkeiten, das entsprechende Wort zu markieren: Sie können die Tastenkombination gedrückt halten, bevor Sie das Wort eintippen. Es wird so lange die Formatierung angewendet, bis Sie die Tastenkombination nochmal betätigen. Alternativ und altbekannt: mit dem Cursor auf das Wort steuern, markieren und nachträglich das Wort formatieren.

Für die Apple Mac Users sehen die Shortcuts folgendermaßen aus:

• [cmd] und [B]: fett
• [cmd] und [I]: kursiv
• [cmd] und [U]: unterstreichen

Unser Tipp: Heben Sie Ihre Schlagwörter in einer fetten oder kursiven Schrift hervor.

Überschriften formatieren

In PowerPoint findet man Vorlagen, auf die er für Überschriften zurückgreift. Heißt, je nach Vorlage hat die Überschrift einen besonderen Font und eine besondere Schriftfarbe.

Fügen Sie mithilfe der Tastenkombination [Strg] und [1] eine Überschrift der ersten Ordnung ein und mit [Strg] und [2] wird eine untergeordnete Überschrift erstellt.

Arbeiten Sie an einem Mac und möchten eine Gliederung erstellen, ist es besser erst in einem Word Dokument vorzubereiten. So erstellen Sie folgende Überschriften:

• Überschrift der ersten Ordnung: [cmd] + [Umschalttaste] und [1]
• Untergeordnete Überschrift: [cmd] + [Umschalttaste] und [2]

Viele Designs besitzen spezielle Formatvorlagen bis zur vierten Unterüberschrift.

Unser Tipp: Beschränken Sie sich für die Gliederung auf Überschriften nur von der ersten bis zur dritten Ordnung und vermeiden Sie somit Unübersichtlichkeit – sofern weitere Unterüberschriften nicht zwingend notwendig sind.

Während einer Bildschirmpräsentation

Sie haben die Erstellung Ihrer Präsentation hinter sich. Nun heißt es das Publikum überzeugen: Schnell, unkompliziert und professionell. Ihre Rettung: weitere Tastenkombinationen und Shortcuts

Starten Sie Ihre Präsentation ganz normal mit der Taste [F5]. Möchten Sie erst ab der aktuellen Folie starten, benutzen Sie die Shortcuts [Shift] und [F5].

Mit den Tasten [ESC] oder [-], sowie [Strg] oder [Pause] kannst du deine PowerPoint-Präsentation abbrechen.

Ein automatisch ablaufendes Deck kann angehalten und fortgesetzt werden indem die Tasten [S] oder [+] gedrückt werden.

Mit den Tasten [B] oder [.] haben Sie die Möglichkeit das Bild auf der Leinwand schwarz darzustellen. Wollen Sie eher eine weiße Fläche haben müssen Sie nur die Tasten [W] oder [,] antippen. Sie möchten, dass man die aktuelle Folie wieder auf der Leinwand sieht, dann haben Sie die Wahl und können eine beliebige Taste antippen.

Wie können Sie schnell von Folie zu Folie zu springen oder den nächsten Animationsschritt zu zeigen?

• [Pos1] – Präsentation springt zur ersten Folie/ Slide
• [Ende] – Präsentation springt zur letzten Folie/ Slide
• [Leertaste], [Enter], [Pfeil nach unten], [N] – Präsentation springt zur nächsten Folie oder zeigt den nächsten Animationsschritt
• [Rücktaste], [Pfeil nach Links], [Pfeil nach oben], [P] – Präsentation springt zur vorherigen Folie oder Animationsschritt

Möchte man zu einer bestimmten Folie springen kann man die Seitenzahl (0 bis 9) über die Tasten eingeben und danach die Eingabetaste bestätigen. Zum Beispiel [3] und [Enter]. In diesem Fall springst du auf die dritte Folie.

Die oben genannten Shortcuts funktionieren nur bei einem Windows-Computer oder Laptop. Aber natürlich gibt es auch für Mac-User hilfreiche Shortcuts, die während der Präsentation verwendet werden können:

• [N], [Pfeil nach unten], [Pfeil nach rechts] oder [Leertaste] – nächsten Folie/ Animation wird angezeigt
• [P], [Pfeil nach oben], [Pfeil nach links] oder [Delete] – vorherigen Folie/ Animation wird angezeigt
• [B], [Shift] + [B] – Bildschirm/ Präsentation wird schwarz
• [B], [Shift] + [W] – Bildschirm/ Präsentation wird weiß
• [Zahl] + [Return] – Präsentation springt zu der Folie, dessen Nummer eingegeben wurde
• [cmd] + [Shift] + [Return] – Präsentation beginnt bei der ersten Folie
• [cmd] + [Return] – Präsentation beginnt ab der aktuellen Folie
• [ESC] – Präsentation beenden

Basic Shortcuts

Last but not least: Einfache Tastaturkombinationen, die das Programm selbst steuern.

Windows Shortcuts:

• [Strg] und [N] – Neues Fenster öffnen
• [Strg] und [S] – Präsentation speichern
• [Strg], [Shift] und [S] – Speichern unter
• [Strg] und [P] – Drucken

Mac Tastenkombination:

• [cmd] und [N] – Neues Fenster öffnen/ neue Präsentation erstellen
• [cmd] und [S] – Präsentation speichern
• [cmd], [Shift] und [S] – Speichern unter
• [cmd] und [P] – Drucken
• [cmd] und [Q] – Programm beenden

Unser Tipp: Zwischenspeichern! Es kann immer passieren, dass das Programm abstürzt oder Ähnliches. Also, raten wir Ihnen immer zur Sicherheit Ihr Werk in regelmäßigen Abständen abzuspeichern.

Übung macht den Meister

Berücksichtigen Sie die Shortcuts und versuchen Sie sie so oft es geht zu benutzen. Sie werden merken, wie schnell Sie Ihre nächste Präsentation erstellen und halten können.

Und falls die Zeit für Ihre Präsentation doch mal nicht reicht und Sie Unterstützung benötigen, dann sind Sie bei uns genau richtig! Unsere erfahrenen Profis greifen Ihnen gerne schnell und unkompliziert unter die Arme.

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